Dalam mencapai maksud dan tujuan organsasi,
ada 4 fungsi organisasi yang sangat perlu diperhatikan berkaitan dengan
manajemen organisasi, yakni:
a. Planning (perencanaan)
Hal yang
berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya adalah
rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana
kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bisa
melalui rapat-rapat, seperti:
-
Rapat Kerja
(pengurus organisasi) yang membicarakan rencana-rencana kerja pengurus serta
kegiatan anggota yang akan dilakukan dengan satu atau lebih target yang akan
dicapai.
-
Rapat Anggaran,
untuk menentukan berapa jumlah anggaran yang diperlukan untuk mendukung kerja
organisasi atau untuk suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau
proposal kegiatan.
b. Organizing (pengaturan)
Dalam hal
pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan adalah :
-
Struktur
Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan (relationship)
antara organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.
-
Job Description
yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing bagian/seksi.
-
Bentuk Koordinasi
antar bagian dalam organisasi (mis. Rapat Koordinasi antar bagian Rapat
Pimpinan antar Organisasi, dll)
-
Penataan dan
Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi Harus diatur dan ditata dengan baik
administrasi organisasi, seperti surat masuk, surat keluar, laporanlaporan,
proposal keluar, data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil rapat,
inventarisasi yang dimiliki, perangkat yang dipinjam dll. Siapapun orang yang
memerlukan data-data atau perlengkapan, maka ia akan mudah menemukan, apakah
yang tersimpan dalam bentuk file-file di komputer atau yang berada ditempat/
lemari penyimpanan berkas-berkas. Segala bentuk surat menyurat tercatat dan terdokumentasi,
segala perangkat yang dimiliki dan dipergunakan terdata, kapan dibeli, siapa
yang mempergunakan saat ini, bila ada kerusakan siapa yang bertanggungjawab
untuk memperbaiki atau bila dipinjam kapan harus dikembalikan dll.
c. Accounting (pelaporan)
Pelaporan
merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan sikap & rasa
tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang
berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :
-
Progress Report
(Laporan Pengembangan Kegiatan) atau
-
Laporan
Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan Progress Report biasanya berbentuk laporan
praktis organisasi kepada anggota atau struktur diatasnya bila diminta,
terkadang bisa berbentuk lisan (pembicaraan antar pimpinan dengan pimpinan atau
dengan anggota). Sebaiknya Progress Report ini dapat ditampilkan dalam bentuk
laporan berbentuk tabel / matrix yang bisa dilihat
orang
setiap saat (contoh terlampir), biasanya kegiatan masih berlangsung ketika
progress report disampaikan. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah laporan
lengkap dari sebuah atau beberapa kegiatan yang telah selesai dilaksanakan
organisasi, biasanya merupakan laporan hasil evaluasi dan anggaran yang
dipergunakan
d. Controling (pengawasan)
Tugas organisasi
ataupun pimpinan organisasi yang tidak boleh terlewatkan adalah melakukan
pengawasan terhadap aktifitas organisasi ataupun realisasi kegiatan dan
penggunaan anggaran. Agar tugas / tanggung jawab pengawasan dapat dilaksanakan
dengan pertimbangan efektifitas dan efesiensi waktu maupun dana, maka dapat
dipertimbangkan faktor-faktor sbb :
-
Pembagian Tugas
Pengawasan
-
Pendelegasian
Wewenang
-
Pembuatan Rencana
Kegiatan dan Anggaran serta Realisasi Kegiatan dan Anggaran (RKA)
-
Pembukuan /
dokumentasi atau kearsipan
 |
| Manajemen Organisasi Industri |
Posting Komentar